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社内AI利用ルールで決めること。データ・承認・運用の整理
執筆: 株式会社センダー
社内のAI利用ルールでは、使用を認めるツール名に加え、何の業務で、どの情報を入力し、誰が結果を確認するかを決めます。本文は運用設計のための整理例で、個別の法令適合性や契約上の判断を確定するものではありません。
業務単位で決める項目
| 項目 | 決めること |
|---|---|
| 対象業務 | 利用する業務と利用しない業務 |
| 入力情報 | 使えるデータ、匿名化の方法、入力禁止情報 |
| アカウント | 契約主体、利用者、権限、退職・異動時の処理 |
| 出力の確認 | 確認項目、承認者、判断不能時の対応 |
| 外部操作 | 送信、公開、更新に必要な承認 |
| 記録 | 保存対象、閲覧権限、保存期間 |
| 更新 | 見直す条件、責任者、変更の周知方法 |
ツールの仕様や契約条件は変更される場合があります。選定時と更新時に、契約するサービスの公式情報を確認します。特定プランなら常に安全、という扱いはしません。
ルールと操作手順を対応させる
「機密情報を入れない」と書く場合は、対象業務でどの項目を削除・置換するかも決めます。利用者だけに判断を任せず、入力前の確認項目や、必要な権限制御へ落とし込みます。
回答を外部へ送る業務では、内容の根拠、宛先、個人情報の有無、承認者を確認します。AIが生成した文面があることと、社外送信の承認を得ていることは別です。
例外が起きたときの対応
入力してはいけない情報を入力した、意図しない更新が起きた、誤った結果を共有した場合に備え、停止方法と連絡先を決めます。記録は調査に必要な範囲とし、機密情報を別の場所へ不用意に複製しない運用にします。
見直す時点
利用ツール、データ、担当者、外部連携、承認方法が変わったときに見直します。定期点検では、ルールがあるかだけでなく、実際の手順と一致しているかを確認します。
AI定着・運用支援では、対象業務の手順・設定・運用ルールを整備します。集合研修・講師派遣・監修は含みません。導入前の条件整理はAI導入の要件定義支援で対応します。