AI業務の手順書と指示文の作り方。担当者が替わっても運用するために

AIの指示文を共有するだけでは、業務全体の手順は伝わりません。入力を用意するところから、結果を確認して保存するところまでを文書にします。この記事では、導入済みのAIを継続して使うための手順書の構成を紹介します。

手順書に記載する項目

画面の操作だけでなく、何をもって完了とするかを書きます。機密情報を含む画面の画像や実例を、利用権限を確認しないまま手順書へ転記しないでください。

指示文の記入例

以下は架空の社内会議メモを整理する例です。実データではありません。

入力した会議メモから、決定事項、担当者、期限、未決事項を表で整理してください。メモに書かれていない担当者や期限は推測せず「未定」と記載してください。各行に根拠となるメモの箇所を付けてください。

この指示文に加えて、入力できる会議メモの範囲、確認者、保存先を手順書に記載します。出力をそのまま確定せず、決定と提案が混ざっていないか、担当と期限の根拠があるかを確認します。

更新する条件を決める

ツール、参照資料、担当者、業務の承認方法が変わった場合は、手順書の再確認が必要です。修正した版を代表例と例外で試し、変更前の結果と比較してから共有します。旧版が残る場合は、利用中の版を1つに指定します。

手順書があっても使われない場合

使わない理由を操作の理解不足と決めつけず、入力準備の負担、出力の品質、利用権限、業務の発生頻度を確認します。確認や修正が多い場合は、説明を増やす前に対象業務と設定を見直します。

実行数、完了数、修正時間、エラー件数を、同じ対象期間・同じ業務範囲で記録します。利用回数だけで成果を判断しないことを推奨します。

支援を依頼するときの確認事項

「マニュアル納品」に含まれる範囲、設定の修正、更新担当、運用点検の頻度を確認します。センダーのAI定着・運用支援は、手順書・設定・運用ルールの整備と利用状況の点検に対応します。集合研修・講師派遣・監修は含みません。